Доброто задание за фирмен уебсайт обяснява какво трябва да върши сайтът, за кого е и как ще се използва след пускането. Не е нужно да знаете коя технология да изберете. Нужно е изпълнителят да разбере бизнеса и границите на задачата.
Може да започнете с кратък документ и да го уточните в разговор. Неизяснените въпроси също имат място в него, стига да са отбелязани като такива.
1. Опишете каква работа трябва да върши сайтът
„Искаме модерен сайт“ описва предпочитание, но не дава достатъчно посока. По-полезно е да кажете какво трябва да може да направи посетителят: да разбере конкретна услуга, да прецени дали е подходяща за него и да изпрати запитване с нужната информация.
Добавете кратък контекст: какво предлага фирмата, кой купува, как идват запитванията сега и къде има затруднение. Ако вече имате сайт, опишете какво искате да запазите и какво не работи добре.
2. Посочете аудиторията и следващата стъпка
Помислете какво знае човекът, преди да влезе в сайта. Нов клиент може да има нужда от обяснение на услугата. Настоящ клиент може да търси технически документ или контакт на конкретен отдел.
За всяка важна аудитория запишете:
- какво търси;
- какви въпроси трябва да получат отговор;
- какво действие очаквате да предприеме;
- кой във фирмата поема това действие след него.
Ако формата изпраща запитвания, уточнете и кой ги получава. Сайтът е само част от този процес.
3. Разделете страниците от функционалностите
Списъкът „Начало, За нас, Услуги, Контакти“ помага за структурата. Той не описва достатъчно работата. Добавете какво трябва да съдържа всяка страница и дали има особености.
Функционалностите опишете отделно. Например: форма с избор на услуга, файлове за изтегляне, търсене в каталог, два езика или връзка с друга система. При интеграция посочете коя е системата, какви данни се прехвърлят и дали има достъпна документация.
Разделете желанията на „нужно за старта“ и „може по-късно“. Това дава възможност за разумно предложение на етапи. Не е необходимо целият бъдещ проект да влиза в първата версия.
4. Уточнете съдържанието и визуалните материали
Запишете какво вече имате: лого, цветове, текстове, снимки, документи, примери за проекти. След това посочете кой подготвя липсващото и кой го одобрява.
При референтни сайтове обяснете какво точно харесвате. „Харесва ни как са обяснени услугите“ е по-полезно от линк без контекст. Разграничете предпочитанията за визия от нуждите за съдържание и навигация.
Уточнете и кой ще редактира сайта след старта. Ако служител трябва сам да добавя проекти, това е част от заданието, а не подробност за последния ден.
5. Дайте реалистични ограничения
Посочете бюджетен диапазон, ако имате такъв, и обяснете дали той включва съдържание, дизайн, разработка и първоначално въвеждане на информация. Попитайте отделно за текущите разходи и поддръжката.
Ако има краен срок, кажете защо е важен. Пускане преди конкретно събитие е различна ситуация от ориентировъчно желание за следващия месец. Отбележете кога вашият екип може да предостави материали и обратна връзка.
6. Опишете как ще приемете работата
Критериите трябва да могат да се проверят. Например:
- договорените страници са попълнени с одобреното съдържание;
- формата изпраща запитване до правилния получател и показва потвърждение;
- основните действия могат да се изпълнят на телефон и компютър;
- отговорният служител може да направи договорените редакции;
- уточнени са достъпите, предаването на файловете и грижата след старта.
При замяна на стар сайт обсъдете и прехвърлянето на съдържание и адреси. Това позволява офертата да включи прехода, вместо той да се появи като изненадваща допълнителна задача.
Кратък пример, който можете да адаптирате
Следващият текст е пример, а не описание на реален клиент:
Ние сме фирма за професионални услуги. Сайтът трябва да обяснява трите ни основни услуги и да приема запитвания. За старта са нужни страници за услугите, избрани проекти и контакти. Имаме лого и снимки, но текстовете трябва да се подготвят. Един човек от екипа ще одобрява материалите и ще добавя нови проекти след пускането. Бюджетът и срокът предстои да се уточнят. Искаме офертата да отделя работата по сайта от последващата поддръжка.
Допълнете примера с вашите конкретни процеси, материали и ограничения. Не е нужно да запълвате всяка неизвестна с предположение.
Как да сравните предложенията
Изпратете една и съща версия на заданието до изпълнителите. Проверете какво включва всяка оферта, какви допускания има и какво остава извън нея. Различни обхвати не могат да се сравняват само по крайната цена.
При разработката на фирмен уебсайт заданието е основа за този разговор. Добрият резултат от него е споделено разбиране на задачата и ясна следваща стъпка, а не документ с възможно най-много страници.
